Getting Things Done – Wie Du Dinge wirklich zu Ende bringst.

Spätestens nach dem gleichnamigen Buch von David Allen sind die drei Worte „Getting Things Done“ sehr weit verbreitet. Ob seit dem Erscheinen seines Bucher mehr Menschen ihre Projekte beendet haben weiß ich leider nicht. In meinem Bekannten- und Kundenkreis habe ich allerdings beobachtet, dass die, die vorher schon gut darin waren ihre Projekte auch abzuschließen, es nach dem Buch noch besser geschafft haben, sich allerdings bei denen, die es vorher nicht geschafft haben, durch das Buch nicht wirklich etwas verändert hat. Meiner Beobachtung nach enthält das Buch tolle Techniken, die man allerdings auch anwenden muss und da haben gerade die, die von dem Buch am Meisten profitieren sollten, ein Problem mit.

Ähnliche Beobachtung habe ich auch mit Zielen gemacht. Ziele setzen mag ja ganz sinnvoll sein, aber für viele funktioniert ein Ziel allein nicht. Wenn das Ziel nicht passt, dass man sich bewusst dafür entscheidet heißt noch nicht, dass es auch passt, werden die Ziele nicht mit voller Energie verfolgt und sehr oft nicht umgesetzt.

Also, wenn Techniken und Ziele nicht dafür sorgen Projekte zu Ende zu bringen, was kann dann dafür sorgen?

Ich habe bis jetzt genau 2 Methoden gefunden, die meiner Erfahrung nach immer funktionieren. Eine kurzfristige und eine langfristige.

Eine kurzfristige Methode, um Dinge zu Ende zu bringen, die zu 100 Prozent funktioniert

Die kurzfristige Methode ist ganz einfach. Sie hat mich schon mehrmals zum Ziel und zum Erfolg gebracht:

Setze jemanden neben Dich, der aufpasst, dass Du Deine Arbeit machst.

Das erste Mal habe ich erlebt wie gut das funktioniert, als ich mit Andreas zusammen unser Buch „Raus aus Deiner Komfortzone“ geschrieben habe. Wir haben uns eine Woche zusammen gesetzt und nur an dem Buch gearbeitet. In der Woche haben wir das Buch fast komplett fertig bekommen. Da Andreas in Stuttgart und ich in Berlin wohne, hat es dann leider wieder einige Zeit gedauert, in der wir nichts an dem Buch gemacht haben. Irgendwie waren wir Beide mit genügend anderen Projekten beschäftigt. Irgendwann hat es uns gereicht und wir haben wieder eine gemeinsame Woche vereinbart, in der wir dann das Buch fertig gestellt haben.

Das zweite Mal habe ich die erfolgreiche Anwendung dieser Methode bei einem Freund gesehen. Er hatte einen eher unzuverlässigen Programmierer, der allerdings sehr gut war. So hat sich mein Freund entschieden sich jede Woche einige Stunden mit ihm zusammen zu setzen und mit ihm zusammen die Programmierung zu machen. Das hatte den zusätzlichen Vorteil, dass er gleich Feedback geben konnte, wenn etwas doch nicht ganz so gut war wie ursprünglich gedacht.

Und inzwischen erlebe ich den Erfolg dieser Methode jede Woche. Ich leiste mir eine Assistentin, mit der ich einmal pro Woche zusammen arbeite. Dabei setze ich sie direkt neben mich. So kann sie sehen was ich mache und ich sehe was sie macht. Sie kontrolliert mich zwar nicht, aber so bald ich zum Beispiel Facebook auf mache, bekomme ich ein eigenartiges Gefühl und widme mich gleich wieder meinen Aufgaben. Natürlich erledigt sie auch einige meiner Aufgaben und ist so eine große Unterstützung für mich, aber allein ihre Anwesenheit und meine dadurch erhöhte Produktivität ist das Geld, welches ich ihr zahle, mehr als wert. An unseren gemeinsamen Arbeitstagen schaffe ich oft mehr als im Rest der Woche.

Falls Du Dir keine Assistentin/keinen Assistenten leisten kannst, dann suche Dir vielleicht einfach einen Freund, der ein ähnliches Problem hat wie Du und verabredet Euch für einen Tag oder ein paar Stunden gemeinsames arbeiten. Setzt Euch dabei direkt nebeneinander, so dass Ihr Euch gegenseitig auf den Monitor schauen könnt. Vielleicht macht Ihr auch aus, dass jedes Mal, wenn einer Facebook, Youtube oder ähnliches öffnet, er 1 Euro in die Kaffeetasse schmeißt. So habt Ihr eine Motivation Euch gegenseitig nicht die Nachlässigkeiten durchgehen zu lassen. Vielleicht besprecht Ihr am Anfang der gemeinsamen Arbeitszeit auch, was Ihr schaffen wollt. So habt Ihr auch gleich eine gegenseitige Kontrolle, dass Ihr wirklich an den wichtigen Dingen arbeitet und nicht einfach nur so vor Euch hin arbeitet, ohne wirkliches Ergebnis. (Auch das gibt es sehr häufig, dass man zwar den ganzen Tag arbeitet, aber eigentlich doch nichts schafft.)

Noch besser ist es, wenn Du jemanden findest, der schon hoch produktiv ist und seine Projekte voran treibt und zu Ende bringt. So jemanden neben sich zu haben wirkt noch intensiver. Außerdem wird er sehr wahrscheinlich eine Menge an Erfahrungen haben, denn solche Menschen sind meistens auch erfolgreich. Du würdest da also auf noch weiteren Ebenen profitieren.

Zur Unterstützung dieser Methode kannst Du dann all die Techniken einsetzen, die in dem Buch „Getting Things Done“ und ähnlichen Büchern stehen. Am Liebsten benutze ich die sortierte ToDo-Liste. So habe ich meine Projekte und Aufgaben immer griffbereit und weiß woran ich arbeiten will oder muss.

Eine langfristige Methode um Dinge zu Ende zu bringen.

Wie oben schon erwähnt scheinen Ziele nicht immer zu funktionieren. Was meiner Erfahrung nach funktioniert sind Visionen oder Träume. Wir beschäftigen uns sehr gerne mit dem, was uns Spass macht, was unsere Phantasie, unsere Träume anregt. Wir müssen uns dazu nicht zwingen oder extra motivieren. Wir müssen uns auch keine ToDo Listen schreiben. Wir wissen wann wir was machen müssen. Ich habe noch nie erlebt, dass ein Fussballfan den Spieltermin seiner Lieblingsmannschaft vergessen hätte. Auch die Karten für das Stadion sind immer rechtzeitig gekauft. Da wird nichts aufgeschoben oder so.

Warum sind wir dann in anderen Bereichen nicht so produktiv, bzw. zielstrebig? Ich denke, das liegt daran, dass wir nicht unsere Vision, nicht unseren Traum leben. Leider ist es für viele nicht ganz so einfach den eigenen Traum zu finden und selbst wenn sie ihn gefunden haben, dauert es oft eine Weile, bis sie ihn dann auch tatsächlich anfangen zu leben. Sie schaffen es meist nicht so einfach aus ihren alten Mustern heraus zu kommen.

Auch mit einer richtig guten Vision gelingt es meiner Erfahrung nach den Meisten nicht sofort die Dinge, die sie sich vorgenommen haben auch umzusetzen. Auch da sind die meisten Techniken hilfreich, aber sie garantieren noch nicht automatisch einen Erfolg. Das Schöne an einer Vision ist allerdings, dass sie im Hintergrund immer da ist und man so immer wieder an das Projekt ran geht und es ein bisschen weiter voran treibt. So gewinnt es mehr und mehr an Fahrt und wird dann schließlich doch fertig. Am Besten ist es, wenn Du Deine Vision mit der kurzfristigen Methode kombinierst.

Da ich festgestellt habe, dass es für viele Menschen eher schwierig ist ihre Träume bzw. Visionen zu finden und diese dann auch zu leben habe ich einen Workshop kreiert, in dem ich diesen Menschen dabei helfe. In den ersten Tagen widmen wir uns der Visionsfindung und in den darauf folgenden 90 Tagen helfe ich Dir den Stein ins Rollen zu bringen und die Vision wahr werden zu lassen.

Die ersten vollendeten Projekte verändern Dein Leben

Wenn Du mit der kurzfristigen Methode die ersten Erfolge feierst wirst Du etwas feststellen. Dir gelingt es immer besser auch allein an Deinen Projekten dran zu bleiben und sie zu beenden. Für mein Buch habe ich zum Beispiel 3 Jahre gebraucht von der ersten Idee bis zur tatsächlichen Veröffentlichung. Für mein erstes Seminar habe ich ca. 1 Jahr gebraucht. Für mein zweites nur noch 3 Monate. Inzwischen schiebe ich mehrere Projekte gleichzeitig an und bringe sie auch zu Ende. Und falls ich doch mal ins Straucheln komme, setze ich einfach wieder meine Assistentin neben mich.

Ich habe noch keine Erfahrung, ob das nur bei mir so ist, dass ich da scheinbar etwas grundlegend verändert habe und die Fähigkeit gewonnen habe, Dinge zu Ende zu bringen. Mich interessiert, ob das auch anderen so geht. Falls Du da ähnliche oder gegenteilige Erfahrungen gemacht hast, dann freue ich mich über einen Kommentar von Dir.

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19 Kommentare
  1. Oliver Pesch says:

    Sehr guter Beitrag! Den Erfolg von Methode 1 kann ich selber bestätigen: Ich hab mich letzten Monat zwei mal mit einem meiner Projektpartner getroffen (bin dafür extra 2 Stunden mit dem Zug dahin gefahren) und war beide Male sehr produktiv.
    Das Beispiel mit dem Fussballfan finde ich auch sehr gut. Wir können alle produktiv sein wenn wir es nur wirklich wollen.

  2. Stephan Wießler says:

    Hallo Sascha,

    ich kann Dir da zu 100% zustimmmen. Ich habe jahrelang an Dingen gearbeitet, auf die ich keine Lust hatte und es war wirklich ein Kampf. Ich habe mich auch sehr intensiv mit Zielsetzung auseinander gesetzt, und habe die Techniken auch sehr konsequent angewandt (täglich jeden Morgen meine Ziele visualisiert). Da es aber die falschen Ziele waren, ist die Motivation immer wieder eingesackt und es fiel mehr zu Teil sehr schwer an meinen Aufgaben zu arbeiten.
    Geändert hat sich das, als ich angefangen habe das zu tun, was ich wirklich will. Seit dem ist Arbeit keine Arbeit mehr, sondern ich nutze meine Zeit einfach für die Dinge, die mich im Leben dahin bringen sollen, wo ich hin will. Die Motivation ist sogar so stark, dass ich vergesse Pausen zu machen oder zu essen!
    Allerdings muss ich dazu sagen, dass ich das erst seit kurzem mache. Ich bin selbst sehr gespannt auf meine Langzeitmotivation. Im Momant fühlt es sich so an, als würde diese niemals abbrechen. Aber ich werde sehen.

    Meiner Erfahrung nach ist deine beschrieben kurzfristige Variante auch nur nötig, wenn die eigene Motivation gerade gering ist. Aber vielleicht ist das einfach von Mensch zu Mensch unterschiedlich.

    Ich beschäftige mich auf jeden Fall auch mit dem Thema und wen das interessiert kann gerne mal auf meiner Homepage vorbei schauen: http://www.nlpleben.de

    Mit besten Grüßen

    Stephan Wießler

  3. Sascha Ballach says:

    Hallo Stephan,

    die kurzfristige Variante hilft auch, wenn man mal Dinge tun muss, die man eigentlich nicht mag, die aber gemacht werden müssen. Bei mir wäre das z.B. die Unterlagen für die Steuererklärung zu ordnen. Zum Glück habe ich da aber eine noch bessere Lösung gefunden: Ein Steuerberater, der sich über einen Karton voll Rechnungen usw. freut. 🙂

    Dir viel Erfolg mit Deinem neuen Leben und selbst wenn die Motivation mal nachlässt, nutze die Gelegenheit, schalte ein wenig ab, mache Urlaub und glaube mir, sie kommt schneller zurück als Du glaubst.
    Sascha

  4. Michael Seidl says:

    Toller Beitrag, ich selber lese auch gerade das Buch von David Allen, und ich sehe bereits die ersten Erfolge.
    WIe du in Methode 1 beschreibst ist die Ablenkung eine grosse Gefahr, jedoch mit ein bisschen Selbstdisziplin auch machbar. Jedoch bekomme ich in 2 Wochen einen Lehrling(Azubi) mal abwarten ob der die selbe Wirkung hat wie bei dir.
    Michael Seidl

  5. Sascha Ballach says:

    Hallo Michael,

    das hängt davon ab, wie Du Deinen Azubi dann einsetzt und behandelst. Eine weitere Möglichkeit mit einem Azubi ist es ja ihm einfach die Aufgaben zu geben, die man vor sich her schiebt, so lange das zulässig ist und er dadurch lernt. Das ist mein bevorzugter Weg, die Sachen die ich nicht mag einfach zu deligieren.

    Gruß,
    Sascha

  6. Andreas Brede says:

    Hier noch zwei Tipps:
    Zum Projekte strukturieren Mind Mapping nutzen, für das Umsetzen von Projekten eignet sich eine ToDo Liste die nach dem Getting Things Done Prinzip funktioniert, ich nutze hier z.B. TaskMerlin.

  7. Tobias says:

    Sascha, mal wieder zwei sehr sehr gute Tipps.

    Meine Erfahrung sagt mir, dass wenn ich mit anderen Menschen gemeinsam arbeite, ich immer geneigt bin, private Gespräche anzufangen und eben nicht zu arbeiten. Produktiver als wenn ich alleine arbeite ist das dann meistens auch nicht gewesen. Oder anders ausgedrückt: Wenn ich da mein Defizit an sozialen Kontakten mit zur Arbeit genommen habe, geht das ganze halt schief… 😉

    Ist aber auch eine generelle Erfahrung von mir: Wenn ich Bereiche meines Lebens oder bestimmte Bedürfnisse lange genug vernachlässige, dann drängen sie sich mir „mit Gewalt“ auf.

  8. Sascha Ballach says:

    Hallo Tobias,

    da hast Du einen Punkt. Wenn Du das offen kommunizierst dürfte das aber kein Problem sein, weil dann einer von Euch Beiden immer wieder einlenkt und sagt, wir wollen doch arbeiten. Vor allem, wenn Du ihm sagst, dass er als Dein Aufpasser da ist wird er diese Rolle sehr ernst nehmen, zumindest meiner Erfahrung nach. Im Zweifelsfall nimm einfach jemand anderes. Bei mir hat es bis jetzt mit jedem funktioniert, aber vielleicht hatte ich in der Auswahl bis jetzt immer Glück. 🙂

    Gruß,
    Sascha

  9. Tobias says:

    Hey Sascha,

    ja ich denke auch dass die Auswahl eine Rolle spielt.

    Trotzdem: Auch einer der Gründe, warum ich nie richtig warm mit deiner Idee einer Bürogemeinschaft geworden bin ist eben die, dass ich für mich die Gefahr der ständigen Ablenkung in einer „sozialen Umgebung“ als größer einschätze, als die Möglichkeit gegenseitiger Kontrolle und dadurch höherer Produktivität.

    Ich hab mich lange für einen Einzelgänger-Typen gehalten, und mich die letzten fast 10 Jahre fast nur auf Arbeit konzentriert. Aber jetzt erlebe ich mich gerade als extrem sozial orientierten Menschen mit einem riesigen Bedürfnis und Nachholbedarf in diesem Bereich. Mich zieht es eigentlich immer raus und unter Leute.

    Und im Gegenzug wird mein Bedürfnis, möglichst wenig Zeit für mein „Einkommen“ aufwenden zu müssen, auch immer größer. Ich muss, glaube ich, nicht wie Tim Ferriss um die Welt reisen, aber die zeitliche und räumliche Ungebundenheit würde mir sehr gut gefallen 😀

  10. Sascha Ballach says:

    Hey Tobias,

    ich kann Dir dazu leider nicht wirklich viel sagen. Wir vergleichen da Äpfel mit Birnen. Du sprichst von etwas, was Du noch nicht wirklich ausprobiert hast und Dir in Deinem Kopf als nicht funktionierend vorstellst. Ich spreche von etwas, was ich ausprobiert und schon bei anderen funktionieren gesehen habe, die es auch ausprobiert haben. Wenn Du es ausprobierst und es dann wirklich nicht funktioniert, dann kann ich Dir vielleicht weiterhelfen. Wenn Du es nicht ausprobieren möchtest ist auch ok. Übrigens, ich spreche auch mit meiner Assistentin. Ich halte nichts von dem Konzept 8 Stunden durchzuarbeiten. Ich habe Phasen, in denen ich konzentriert arbeite und Phasen, in denen ich über alles mögliche spreche. Dabei komme ich oft auf Gedanken, die meine Arbeit effektiver machen, mir Arbeit sparen oder ähnliches. Für mich sind also auch die Phasen der Gespräche sehr konstruktiv. Vielleicht hilft Dir das. 😉

    Gruß,
    Sascha

  11. Tobias says:

    Hallo Sascha,

    ja, das hilft mir, danke!

    Was mir gerade jetzt auffällt: Ich habe das als Selbständiger mit Leuten versucht, mit denen ich rückblickend eh nicht sehr gut harmoniert habe, oder in Arbeitsumgebungen, die eher zu Ablenkungen einladen (siehe dein Thema vor kurzem). Das konnte natürlich nicht funktionieren. Auch mit Leuten, die etwas grundlegend anderes machen als ich (Erfahrung mit Leuten im Aussendienst an reinen Bürotagen, Besitzern von Ladengeschäften, etc…) hat es eben nie funktioniert.

    Was sicher eine gute Erfahrung ist, ist da die Gesellschaft von Leuten zu suchen, die da sind, wo ich hin will, oder wo wir uns noch irgendwie gegenseitig weiter bringen können.

    Andere Erfahrungen kommen auch eher aus der Arbeit als Angestellter, und da habe ich mich eben auch relativ leicht ablenken lassen. Liegt vielleicht auch daran, dass diese Arbeit selber mich nicht wirklich erfüllt hat oder eben viel Routine hatte, was ich eh schon nicht wirklich mag. Und da bewege ich mich dann schon wieder eher in den zweiten Bereich mit der langfristigen Strategie 😉

    Danke für die Denkanstöße. Ich hab da wohl ein paar grundlegende Entscheidungen zu treffen!

    Lieben Gruß
    Tobias

  12. Sascha Ballach says:

    Hallo Tobias,

    gerne. Noch ein kleiner Tipp. Such Dir vielleicht jemanden, der ein Interesse daran hat, dass Du fertig wirst. Es reicht wenn er Dir helfen will und sich auch traut etwas zu sagen. Dich also auch auf Deine Ausreden oder ähnliches aufmerksam macht. Vielleicht hatte ich bisher einfach immer Glück und die richtigen Leute da. 😉

    Gruß,
    Sascha

  13. Tobias says:

    Hallo Sascha,

    ja, sehr gute Idee! Solche Leute habe ich bisher eher gemieden wie die Pest 😉 Alleine das spricht Bände…

    Lieben Gruß
    Tobias

  14. Christa Herzog says:

    Was du in diesem Beitrag schreibst hat mich fasziniert. Ich arbeite viel und immer sehr konzentriert, aber ein Buch könnte ich nicht in 3 Monaten schreiben und fertig stellen. Es zu schreiben geht ja schnell, aber ich überarbeite es dann mehrmals und das kostet dann mehr Zeit als es zu schreiben. Da geht es dann eher um die Überzeugung, dass die erste Niederschrift perfekt ist und nur noch ein Proofreading braucht. Auch ich habe Todo Listen. Ich verwende Evernote, denn da kann man alles sehr übersichtlich machen.

  15. Sascha Ballach says:

    Hallo Christa,

    da wir das Buch am Anfang als Book on Demand rausgegeben haben, wussten wir, wir können es jederzeit ändern. Trotzdem hatten wir es mehrmals Korrektur gelesen und einige Abschnitte nochmal komplett überarbeitet. Inzwischen würde ich mein nächstes Buch vermutlich noch schneller veröffentlichen, entweder elektronisch und/oder wieder per Books on Demand. Ich finde da den Ansatz von 37signals, den sie in ihrem Buch Rework beschreibe sehr gut. Lieber etwas schnell auf den Markt bringen und dafür sorgen, dass schon ein paar Leute davon profitieren können und es dann so nach und nach verbessern, als ewig nicht fertig zu werden, weil es immer noch nicht perfekt ist. Mit dem klassichen Verlag verkauft Buch System war das nicht möglich, aber mit ebooks und Books on Demand ist sowas möglich. Mein nächstes Buch werde ich so veröffentlichen.

    Gruß,
    Sascha

  16. Christa says:

    Hallo Sascha,
    Warum bietest du nicht ein eBook auf Clickbank an. Da hast du dann Partner, die es vermarkten und du bestimmst wie viel Provision du bietest. Geh auf Clickbank.com und klick rechts oben auf Deutsch und dann auf Vendor. Du, der ein Buch anbietet, bist der Vendor. Und schau dir an, was andere anbieten. Es muss natürlich ein Thema sein, für das Interesse besteht.
    Du brauchst jedoch eine Domain und einen Host. Bei http://www.hostmonster.com/track/ess19 kriegst du eine Gratisdomain und der Host kostet umgerechnet schätze ich derzeit weniger als € 5. .Lass mich wissen, wenn du ein deutsches eBook mit Partnerprogramm anbietest, wenn es zu meinen Themen passt, hast du schon einen ersten Partner.

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